Van boekhouder veranderen verontrust meer dan nodig. De gebruikelijke vrees is de eigen historiek te verliezen, midden in het boekjaar geblokkeerd te raken, of een relatie te schaden. In werkelijkheid is de procedure uitgetekend en verloopt zij tussen beroepsbeoefenaars, met weinig tussenkomst van uw kant.
- Kan men in de loop van het jaar vertrekken
- Het juiste moment in de boekhoudcyclus
- De procedure tussen confraters
- Wat het vorige kantoor moet teruggeven
- Het geval van onbetaalde erelonen
- De checklist voor de overname
- Vijf signalen dat het tijd is om te veranderen
- Wat een wissel kost
- De fiscale mandaten, de klassieke vergetelheid
- Veranderen wanneer de relatie gespannen is
Kan men in de loop van het jaar vertrekken
Ja. Geen enkele wettelijke bepaling verplicht u bij een kantoor te blijven, en de vrije keuze van beroepsbeoefenaar is een basisprincipe van de relatie.
Wat u bindt, is het contract dat u hebt ondertekend. De opdrachtbrief kan een duur, een opzegtermijn en de modaliteiten voor het beëindigen van de samenwerking voorzien. Dat is het eerste document om te herlezen, nog vóór u een nieuw kantoor contacteert.
Voorziet uw opdrachtbrief een opzegtermijn van drie maanden, dan vermijdt het naleven ervan een nutteloos geschil. Voorziet hij niets, dan blijft een redelijke en schriftelijke opzegtermijn de goede praktijk.
Het juiste moment in de boekhoudcyclus
Technisch gezien is een wissel op elk moment mogelijk. Sommige momenten kosten gewoon minder wrijving.
Het beste venster ligt na de neerlegging van de jaarrekening en de aangifte in de vennootschapsbelasting: het boekjaar is afgesloten en vereffend, en het nieuwe kantoor neemt een proper dossier over. Voor een vennootschap die op 31 december afsluit, valt dat doorgaans in het najaar.
Het slechtste venster is de dag vóór een vervaldag. Drie weken vóór de neerlegging van de jaarrekening veranderen, dwingt het nieuwe kantoor in allerijl te werken op een dossier dat het niet kent, en dat wordt betaald, in erelonen zoals in foutenrisico.
Een wissel in de loop van het boekjaar blijft courant. Hij houdt gewoon een overname onderweg in, met een overnamebalans van het vorige kantoor.
De procedure tussen confraters
Dit is het punt dat klanten het meest geruststelt: u hoeft de overgang niet zelf te beheren.
Zodra uw nieuwe kantoor is gekozen, neemt het contact op met het vorige om het te informeren over de overname van het dossier. De deontologische regels die gelden voor de leden van het ITAA omkaderen die relatie tussen confraters en beogen een correcte overdracht van het dossier. Het gebruik wil dat de kennisgeving schriftelijk gebeurt, en een aangetekende zending geeft een vaste datum.
Het vorige kantoor geeft dan aan of er een beletsel is voor de overname. Het is ook op dat moment dat het eventuele onbetaalde erelonen signaleert.
Uw rol beperkt zich tot drie zaken: de nieuwe opdrachtbrief ondertekenen, het vertrekkende kantoor schriftelijk het einde van de samenwerking melden, en toegang geven tot de hulpmiddelen en gegevens die u beheert.
Wat het vorige kantoor moet teruggeven
De stukken die u toebehoren blijven de uwe: aankoop- en verkoopfacturen, bankuittreksels, contracten, verantwoordingsstukken. Zij worden u overhandigd, of rechtstreeks aan het nieuwe kantoor bezorgd.
Daarbij komen de in het kader van de opdracht opgestelde elementen die nodig zijn voor de continuïteit: balansen, rekeninghistorieken, laatst ingediende aangiften, afschrijvingstabellen, en de overnamebalans als de wissel in de loop van het boekjaar plaatsvindt.
De goede praktijk bestaat erin een lijst van de overgedragen stukken op te stellen, gedateerd en ondertekend door beide kantoren. Die traceerbaarheid beschermt iedereen: zij voorkomt dat een ontbrekend document zes maanden later niemands verantwoordelijkheid wordt.
Een vaak verwaarloosd praktisch punt: leeft uw boekhouding in software waarvan de licentie op naam van het kantoor staat, ga dan vroeg na in welke vorm u uw gegevens terugkrijgt. Een bruikbare export spreekt niet vanzelf.
Het geval van onbetaalde erelonen
Een onbetaalde factuur belet u niet van kantoor te veranderen. Zij blijft verschuldigd en zal worden opgeëist.
De moeilijkheid ontstaat wanneer het vorige kantoor de afgifte van de documenten koppelt aan de betaling. Het nuttige onderscheid is dat tussen uw eigen stukken, die u gerechtigd bent terug te krijgen, en de door het kantoor uitgevoerde werkzaamheden.
In de praktijk raakt een dergelijk meningsverschil beter opgelost door een rechtstreeks gesprek dan door een krachtmeting. Blijft de blokkering aanhouden, dan beschikt het ITAA over contactpunten voor geschillen waarbij zijn leden betrokken zijn.
De checklist voor de overname
- De lopende opdrachtbrief herlezen: duur, opzegtermijn, uitstapvoorwaarden
- De inschrijving van het nieuwe kantoor in het openbaar ITAA-register nagaan
- De nieuwe opdrachtbrief ondertekenen, na controle van werkterrein en erelonen
- Het vertrekkende kantoor schriftelijk het einde van de samenwerking melden
- De twee kantoren de overname onderling laten organiseren
- De gedateerde en ondertekende inventaris van de overgedragen stukken verkrijgen
- Een bruikbare export van uw boekhoudgegevens recupereren
- De mandaten en volmachten bijwerken, met name de fiscale
Dat laatste punt wordt het vaakst vergeten. De mandaten die aan het vorige kantoor werden gegeven om bij de administratie op te treden, moeten worden ingetrokken en aan het nieuwe worden toegekend, zoniet blijft de briefwisseling op de verkeerde plaats aankomen.
Vijf signalen dat het tijd is om te veranderen
- U krijgt geen antwoord binnen een redelijke termijn, ook niet vóór een vervaldag
- U ontdekt uw cijfers pas bij de jaarrekening, zonder ooit tijdens het boekjaar te zijn gewaarschuwd
- De facturen bevatten geregeld posten die u niet begrijpt en die niet waren aangekondigd
- Het kantoor heeft een belangrijke regelgevende wijziging niet geanticipeerd, zoals de verplichte elektronische facturatie sinds januari 2026
- U bent van formaat veranderd en het kantoor is niet gevolgd
Eén enkel van die signalen rechtvaardigt niet noodzakelijk een vertrek. Drie ervan wel.
Wat een wissel kost
De wissel zelf wordt niet gefactureerd. Wat wel wordt gefactureerd, is het overnamewerk, en dat hangt volledig af van de staat waarin het dossier aankomt.
Een dossier dat na een afsluiting wordt overgenomen, met neergelegde jaarrekening en een propere balans, vraagt weinig bijkomend werk: het nieuwe kantoor integreert de openingssaldi en vertrekt. Een dossier dat in de loop van het boekjaar wordt overgenomen, met boekingen die moeten worden hernomen en ontbrekende stukken, wordt in uren betaald.
Vraag het nieuwe kantoor die overnamekost te ramen vóór u tekent, en ze in de opdrachtbrief op te nemen. Een kantoor dat u een aantrekkelijk forfait aankondigt zonder een woord over de overname, zal het verschil later factureren.
Een punt om niet te verwaarlozen: vertrekt u in de loop van het boekjaar, dan mag het vorige kantoor de reeds op dat boekjaar uitgevoerde werkzaamheden factureren, ook al werd nog geen enkele aangifte ingediend. Dat is legitiem, en een reden te meer om een vertrek na afsluiting te verkiezen.
De fiscale mandaten, de klassieke vergetelheid
Uw boekhouder treedt bij de administratie op via mandaten die u hem hebt gegeven: indiening van de btw-aangiften, toegang tot uw elektronische dossiers, fiscale briefwisseling.
Die mandaten doven niet uit omdat u van kantoor bent veranderd. Zolang zij niet zijn ingetrokken, behoudt het vorige kantoor toegang en blijft het meldingen ontvangen, terwijl het nieuwe niet kan optreden.
Het intrekken en opnieuw toekennen van de mandaten hoort bij de overname, en het nieuwe kantoor weet hoe dat moet. Het volstaat dat iemand het doet: het is de vaakst vergeten stap, en die met de onaangenaamste verrassingen, van fiscale post die op de verkeerde plaats aankomt tot een aangifte die niemand indient omdat elk denkt dat de ander ze op zich neemt.
Veranderen wanneer de relatie gespannen is
Een vertrek verloopt vooral slecht wanneer het slecht wordt aangekondigd. Twee voorzorgen verkleinen het risico aanzienlijk.
De eerste is alles schriftelijk te doen. Een kennisgeving van het einde van de samenwerking per brief, het verzoek tot teruggave van de stukken, de ondertekende inventaris: elke gedocumenteerde stap is één moeilijkheid minder als de toon verhardt.
De tweede is de onderwerpen niet te vermengen. Een meningsverschil over een factuur wordt beslecht op het terrein van die factuur, niet door documenten achter te houden of te weigeren een saldo mee te delen. Blijft de situatie toch geblokkeerd, dan beschikt het ITAA over contactpunten voor geschillen waarbij zijn leden betrokken zijn, en dat is de weg die voorrang verdient.
Bronnen
- ITAA, deontologisch kader en contactpunten
- Wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur
Informatie geverifieerd op 29 augustus 2026. De concrete modaliteiten van de overname hangen af van uw opdrachtbrief en van de geldende deontologische regels; wend u bij een geschil tot het ITAA.
Verder lezen
- Wat kost een accountant in België in 2026?
- Accountant of boekhouder-fiscalist: wat is het verschil?
- Belgische boekhoudkantoren vergelijken
Dit artikel is informatief bedoeld. Het vervangt niet het advies van een ingeschreven beroepsbeoefenaar over uw specifieke situatie.