Goed kiezen
Wat je moet weten: Boekhouder voor vzw's in België
Drie stelsels, naar grootte
De wet deelt de verenigingen in drie categorieën in (micro, klein en groot) op basis van het tewerkgestelde personeel, de ontvangsten en het balanstotaal. Een microvzw voert een vereenvoudigde boekhouding: een dagboek van ontvangsten en uitgaven en een staat van het vermogen, meer niet. Zodra ze de drempels overschrijdt, gaat ze over op dubbel boekhouden, met een eigen rekeningstelsel voor de verenigingssector en een volledige jaarrekening. De overgang van het ene stelsel naar het andere is het moment waarop veel verenigingen ontdekken dat ze zich een boekjaar eerder hadden moeten voorbereiden.
Waar de jaarrekening wordt neergelegd
De plaats van neerlegging volgt eveneens de grootte, en dat verschil kennen verenigingsbestuurders zelden. Een microvzw en een kleine vzw leggen hun rekeningen neer ter griffie van de ondernemingsrechtbank, bij het verenigingsdossier. Een grote vzw legt ze neer bij de Nationale Bank, zoals een vennootschap. In beide gevallen kost vertraging geld, en de kalender laat geen ruimte: de rekeningen moeten binnen zes maanden na de afsluiting door de algemene vergadering worden goedgekeurd en binnen dertig dagen na die goedkeuring worden neergelegd.
De btw, de meest voorkomende moeilijkheid
Dat is het punt waarop een boekhouder die de sector kent zich echt onderscheidt. Een vereniging kan niet-belastingplichtig zijn, vrijgesteld belastingplichtig op grond van artikel 44, of gemengd belastingplichtig, en die derde situatie komt het vaakst voor zodra een vzw iets verkoopt naast haar vrijgestelde activiteit: een drankgelegenheid, een brochure, een betalende opleiding, de verhuur van een zaal. Er ontstaat dan een gedeeltelijk recht op aftrek, berekend volgens het algemeen verhoudingsgetal of het werkelijk gebruik, dat elk jaar moet worden herzien. Bij de start het verkeerde stelsel kiezen valt te herstellen, maar de rechtzetting loopt over meerdere boekjaren.
Subsidies, vrijwilligers, en wat gecontroleerd wordt
Een subsidie is geen gewone opbrengst: naargelang ze een investering of een werking dekt, naargelang ze verworven of voorwaardelijk is, wordt ze anders geboekt en verantwoord bij de subsidiërende overheid, op een basis die niet altijd die van het boekjaar is. Vrijwilligersvergoedingen volgen een eigen forfaitair stelsel, met een dag- en jaarplafond waarboven de terugbetaling een bezoldiging wordt, met alle sociale en fiscale gevolgen van dien. Op beide punten gaat de controle minder over het bedrag dan over de samenhang van de stukken.
Een gesprekspartner die wisselt
Blijft een eigenaardigheid die geen enkele regel omkadert: in een vereniging is de persoon die de rekeningen opvolgt vaak een vrijwillige penningmeester, verkozen voor een mandaat en na afloop vervangen. Het kantoor richt zich dus niet tot een beroepsbeheerder maar tot een geëngageerde bestuurder, wiens boekhoudkundige bekwaamheid varieert en wiens mandaat afloopt. Daarom weegt in deze sector het vermogen om een methode over te dragen even zwaar als het voeren van de boekhouding zelf, en daarom bieden verscheidene kantoren uit deze lijst opleiding aan naast boekhouding.