Wat de jaarrekening bevat
De balans geeft een momentopname van wat de vennootschap bezit en verschuldigd is op de afsluitdatum. De resultatenrekening beschrijft de activiteit van het afgelopen boekjaar, van de opbrengsten tot de winst of het verlies. De toelichting verduidelijkt en detailleert de posten die dat verdienen, van afschrijvingen tot rechten en verplichtingen buiten balans.
De grootte van de vennootschap bepaalt welk model wordt gebruikt: micro, verkort of volledig. Hoe gedetailleerder het model, hoe rijker de gepubliceerde informatie, en hoe duurder de neerlegging.
De neerleggingstermijn
De regel bestaat uit twee stappen. De algemene vergadering keurt de jaarrekening goed binnen zes maanden na de afsluiting van het boekjaar. De bestuurders of zaakvoerders leggen ze vervolgens neer bij de Nationale Bank binnen 30 dagen na die goedkeuring, en nooit later dan 7 maanden na de afsluiting (artikelen 3:1, 3:10 en 3:12 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen). Voor een boekjaar afgesloten op 31 december 2025 viel de uiterste datum dus op 31 juli 2026.
Een laattijdige neerlegging brengt een toeslag met zich mee, bovenop de neerleggingskosten. De Nationale Bank stelde vast dat in 2024 39 % van de neerleggingen buiten termijn gebeurde.
De neerleggingskosten 2026
De kosten variëren volgens model en formaat. Voor 2026 kost een neerlegging in XBRL 67,00 € in microformaat, 89,40 € verkort en 379,50 € volledig. In pdf bedragen dezelfde modellen respectievelijk 137,30 €, 159,50 € en 449,70 €. Een verbeterde neerlegging kost 86,00 € (bron: Nationale Bank van België, Balanscentrale, geverifieerd op 29 augustus 2026).
Het verschil tussen XBRL en pdf is opvallend: een micromodel in pdf neerleggen kost meer dan het dubbele van dezelfde neerlegging in XBRL. Dat volstaat als reden om uw kantoor te vragen welk formaat het gebruikt.
Wat een vertraging kost
De toeslagen voor laattijdige neerlegging die sinds 1 januari 2026 gelden, bedragen 151 € voor een kleine vennootschap vanaf de 9e maand, 227 € van de 10e tot de 12e maand, en 453 € vanaf de 13e. Voor een vennootschap in volledig schema kosten dezelfde vertragingen 504 €, 755 € en 1 510 €. Die bedragen worden elk jaar op 1 januari geïndexeerd.
Enkele maanden vertraging kosten dus vaak meer dan het prijsverschil tussen twee boekhoudkantoren. Bij de Nationale Bank bestaat een betwistingsprocedure.
Wat vaak verward wordt
De jaarrekening is niet de belastingaangifte. Het eerste is een boekhoudkundig document dat bij de Nationale Bank wordt neergelegd en door iedereen kan worden geraadpleegd. Het tweede is een aangifte in de vennootschapsbelasting gericht aan de fiscale administratie via Biztax, en die is niet openbaar.
Beide steunen op hetzelfde boekjaar en volgen elkaar snel op in de kalender, wat de verwarring verklaart. De neerleggingskosten bij de Nationale Bank zijn evenmin erelonen: het kantoor schiet ze voor en factureert ze door, een punt dat we uitwerken in onze gids over wat een accountant in België kost.