Hoe de btw werkt
De btw-plichtige treedt op als inner voor de Staat. Hij rekent btw aan op zijn verkopen, dat is de verschuldigde btw. Hij betaalt btw op zijn beroepsaankopen, dat is de aftrekbare btw. Aan de administratie stort hij enkel het verschil tussen beide. Overtreft de aftrekbare btw de verschuldigde btw, dan beschikt de onderneming over een btw-tegoed.
Dat mechanisme verklaart waarom de btw niet op de onderneming weegt maar op de eindconsument: hij is de enige schakel in de keten die niets kan aftrekken.
Een becijferd voorbeeld
Een consultant factureert 10 000 € aan prestaties over het kwartaal. Tegen het normale tarief van 21 % vraagt hij 2 100 € btw aan zijn klanten. In dezelfde periode kocht hij voor 2 000 € materiaal en beroepsdiensten, waarop hij 420 € btw betaalde.
Hij stort dus 2 100 € min 420 €, oftewel 1 680 €. De geïnde 2 100 € zijn nooit van hem geweest: dat is de meest voorkomende thesauriefout bij startende zelfstandigen, en ze wordt afgerekend op de vervaldag.
Wie dient een aangifte in, en wanneer
Elke btw-plichtige onderneming dient een periodieke aangifte in. Maandaangevers worden verwacht tegen de 20e van de volgende maand, kwartaalaangevers tegen de 25e van de maand die op het kwartaal volgt. De jaarlijkse klantenlisting wordt ingediend tegen 31 maart.
Kleine ondernemingen met een jaaromzet van hoogstens 25 000 € kunnen kiezen voor de vrijstellingsregeling. Zij rekenen dan geen btw aan, maar trekken ze evenmin af op hun aankopen. De regeling vereenvoudigt het beheer, ze schaft het niet af: een jaarlijkse listing blijft verschuldigd.
Wat vaak verward wordt
Btw-plichtig zijn en btw moeten aanrekenen zijn twee verschillende zaken. Een arts is btw-plichtig maar vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek: hij rekent geen btw aan en trekt ze niet af. Een zelfstandige onder de vrijstellingsregeling is btw-plichtig en enkel vrijgesteld van de aanrekening onder de drempel.
Dat onderscheid werd belangrijk in 2026: wie vrijgesteld is door artikel 44 valt ook buiten de verplichte elektronische facturatie, terwijl wie onder de vrijstellingsregeling valt er volledig aan onderworpen is.
Twee wijzigingen in 2026
Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht tussen Belgische btw-plichtigen voor hun B2B-verrichtingen. En sinds 1 mei 2026 heeft de btw-rekening-courant plaatsgemaakt voor de btw-provisierekening, met een nieuw rekeningnummer voor betalingen en het einde van de zomerregeling.
De btw is de post waar een fout het snelst wordt afgerekend, en tegelijk de post die de meeste zelfstandigen als eerste uitbesteden. De kantoren in de AccountMap-gids vermelden hun specialisaties, waaronder btw.