Een pdf-factuur is geen elektronische factuur
Dat is het meest verspreide misverstand. Een pdf die per e-mail wordt verstuurd, blijft een afbeelding van een factuur: een mens leest ze, software niet. De elektronische factuur in de wettelijke zin is een gestructureerd bestand waarvan elk gegeven is geïdentificeerd en rechtstreeks bruikbaar is voor het boekhoudsysteem van de ontvanger.
In België is het gekozen formaat Peppol BIS, vervoerd over het Peppol-netwerk. Twee ondernemingen kunnen een ander formaat overeenkomen op voorwaarde dat het de Europese norm naleeft, maar Peppol is de standaardregeling.
Wie is betrokken
De verplichting geldt voor ondernemingen die btw-plichtig en in België gevestigd zijn, voor hun facturen aan andere Belgische btw-plichtigen. Zij geldt ook voor kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling, met een omzet van hoogstens 25 000 €.
Buiten het toepassingsgebied blijven de btw-plichtigen die zijn vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek, zoals veel medische beroepen, buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België, btw-plichtigen in faillissement voor het uitgeven, en btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling van artikel 56 tot 1 januari 2028.
Wat het inhoudt
Concreet is software of een dienst nodig die via Peppol kan uitgeven en ontvangen, plus een inschrijving op het netwerk. Ontvangen telt evenveel als uitgeven: een onderneming die niet kan ontvangen, blokkeert haar leveranciers en blijft in gebreke.
De administratie voorzag een soepele toepassing tijdens de eerste drie maanden van 2026. Die gedoogperiode eindigde in april 2026 en kan niet langer worden ingeroepen.
De bewaartermijn blijft tien jaar
De overgang naar elektronisch verkort de archivering niet. Artikel 60 van het Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 20 november 2022, brengt de bewaartermijn op tien jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de factuurdatum. Documenten over gebouwen of gronden worden vijftien jaar bewaard.
Een Peppol-toegangspunt is geen archiveringsdienst: transit over het netwerk ontslaat u niet van de verplichting uw facturen te bewaren in een systeem dat u beheerst.
Wat vaak verward wordt
Veel ondernemingen activeerden het uitgeven en bleven uit voorzichtigheid daarnaast de pdf versturen. Dat creëert dubbels in de boekhouding van de ontvanger. Zodra het elektronische kanaal werkt, vervangt het de verzending per e-mail, het komt er niet bovenop.
Onze gids behandelt de verplichting tot elektronische facturatie en de kalender 2026, en de vergelijking van Belgische boekhoudsoftware helpt de compatibiliteit van uw hulpmiddel na te gaan.