Het vierhoekenmodel
Peppol verbindt de verzender niet rechtstreeks met de ontvanger. Elk van beiden sluit aan op een erkend toegangspunt, en de twee toegangspunten praten met elkaar volgens gemeenschappelijke regels. De verzender stuurt naar zijn toegangspunt, dat doorgeeft aan het toegangspunt van de ontvanger, dat de factuur in diens software aflevert.
Het voordeel van dat model is dat geen enkele onderneming met elk van haar partners een aansluiting hoeft te onderhandelen. Eén verbinding volstaat om het hele netwerk te bereiken, welke software er aan de andere kant ook draait.
Het formaat en de adreslijst
Facturen circuleren in Peppol BIS-formaat, een afgeleide van de Europese norm inzake elektronische facturatie. Elke deelnemer wordt geïdentificeerd in een adreslijst, in België via zijn KBO-ondernemingsnummer, waardoor de verzender vóór verzending weet of zijn klant op het netwerk bereikbaar is.
Die adreslijst maakt de verplichting ook controleerbaar: een ingeschreven onderneming wordt geacht te kunnen ontvangen.
Hoe aansluiten
In de praktijk sluit men niet rechtstreeks op Peppol aan: men gebruikt facturatie- of boekhoudsoftware waarin een toegangspunt is geïntegreerd, of een dienst die als toegangspunt fungeert. De meeste in België actieve uitgevers bieden die verbinding sinds 2025 aan.
De aansluiting en de configuratie liggen meestal bij het boekhoudkantoor of bij de softwareleverancier. Wat bij de klant blijft is banaler maar even blokkerend: over propere klantgegevens beschikken, te beginnen met correcte ondernemingsnummers.
Wat vaak verward wordt
Peppol is een transportkanaal, geen boekhoudsoftware en geen archief. Het levert de factuur af, het boekt ze niet en het bewaart ze niet voor u. De bewaarplicht van tien jaar uit artikel 60 van het Btw-Wetboek blijft volledig te uwen laste, in een systeem dat u beheerst.
Een andere veelvoorkomende verwarring: aangesloten zijn volstaat niet als u enkel kunt ontvangen. De Belgische verplichting slaat op het uitgeven én op het ontvangen.
De vergelijking van boekhoudsoftware in België overloopt de belangrijkste oplossingen en de manier om hun compatibiliteit na te gaan vóór u zich verbindt.