De verplichting trad op 1 januari 2026 in werking en de gedoogperiode is sinds april voorbij. Voor ondernemingen die nog niet zijn overgeschakeld, is de vraag niet langer of zij betrokken zijn, maar hoe zij hun achterstand inhalen. Hier is het precieze kader, de uitsluitingen, en de kalender van vervaldagen die erbij hoort.
- Wie is betrokken, en wie niet
- Waarom een pdf per e-mail niet meer volstaat
- Wat u operationeel moet hebben
- Sancties en einde van de gedoogperiode
- De fiscale kalender 2026
- Wat uw boekhouder op zich neemt
- Hoelang facturen bewaren
- Veelgemaakte fouten bij de start
- En als mijn klant nog niet is aangesloten
Wie is betrokken, en wie niet
De verplichting geldt voor ondernemingen die btw-plichtig en in België gevestigd zijn, voor de facturen die zij richten aan andere in België gevestigde btw-plichtigen. Dat is het nationale B2B-toepassingsgebied.
Zij geldt ongeacht het aantal uitgereikte facturen en zonder omzetdrempel. Kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling, met een omzet van hoogstens 25 000 €, zijn dus betrokken, net als btw-plichtigen onder de landbouwregeling.
Buiten het toepassingsgebied blijven:
- De btw-plichtigen die zijn vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek wegens de aard van hun activiteit, wat veel medische en paramedische beroepen dekt
- Buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België
- Btw-plichtigen in faillissement, voor het uitreiken van facturen
- Btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling van artikel 56 van het Btw-Wetboek, tot 1 januari 2028
B2G volgt een afzonderlijke regeling: daar is elektronische facturatie verplicht sinds 1 maart 2024 voor overheidsopdrachten die na die datum werden gepubliceerd, met een uitzondering onder de drempel van 3 000 € exclusief btw. B2C- en internationale verrichtingen vallen niet onder de verplichting tot een gestructureerd formaat.
Waarom een pdf per e-mail niet meer volstaat
Dit is het punt waarop de meeste ondernemingen zich hebben vergist. Een pdf is een afbeelding van een factuur: een mens leest ze, software kan er niet betrouwbaar gegevens uit halen.
Een elektronische factuur in de wettelijke zin is een gestructureerd bestand waarin elk gegeven is geïdentificeerd en rechtstreeks bruikbaar is voor het boekhoudsysteem van de ontvanger. In België is het gekozen formaat Peppol BIS, een afgeleide van de Europese norm inzake elektronische facturatie.
Twee ondernemingen mogen onderling een ander formaat overeenkomen, op voorwaarde dat het die Europese norm naleeft. In de praktijk is Peppol de standaardregeling en de eenvoudigste weg.
Wat u operationeel moet hebben
Drie elementen, niet meer.
Een hulpmiddel dat in gestructureerd formaat kan uitreiken. De meeste in België actieve facturatie- en boekhoudsoftware heeft die functie in de loop van 2025 geïntegreerd.
Een aansluiting op het netwerk. Men verbindt niet rechtstreeks met Peppol: men gaat via een erkend toegangspunt, doorgaans geïntegreerd in uw software of geleverd door een externe dienst.
Het vermogen om te ontvangen. Dat is de vergeten helft van de verplichting. Een onderneming die kan uitreiken maar niet ontvangen, blokkeert haar leveranciers en stelt zich even sterk bloot als een onderneming die niets heeft gedaan.
Elke deelnemer wordt op het netwerk geïdentificeerd via zijn ondernemingsnummer in de KBO, waardoor een verzender vóór het versturen kan nagaan of zijn klant bereikbaar is.
Sancties en einde van de gedoogperiode
De administratie had een soepele toepassing aangekondigd tijdens de eerste drie maanden van 2026, de tijd voor ondernemingen om zich aan te sluiten. Die gedoogperiode liep in april 2026 af: zij kan niet langer worden ingeroepen.
De sanctieregeling uit het koninklijk besluit van 8 juli 2025 berust op een progressieve forfaitaire geldboete bij herhaalde inbreuken, waarvan de door praktijkbeoefenaars gerapporteerde bedragen oplopen van 1 500 € voor een eerste inbreuk tot 5 000 € voor de volgende. Daarbovenop komen de gemeenrechtelijke boetes inzake facturatie uit artikel 70 van het Btw-Wetboek.
Het reële risico is nochtans niet in de eerste plaats de boete. Het is de commerciële blokkering: een klant die aan de verplichting is onderworpen, kan uw facturen niet onbeperkt in een niet-conform formaat blijven aanvaarden.
De fiscale kalender 2026
De elektronische facturatie komt in hetzelfde jaar als de modernisering van de btw-keten. Hier zijn de vervaldagen die het jaar van een Belgische vennootschap structureren.
| Vervaldag | Wanneer | Wat |
|---|---|---|
| Maandelijkse btw-aangifte | De 20e van de volgende maand | Indiening en betaling |
| Kwartaalaangifte btw | De 25e van de maand na het kwartaal | Indiening en betaling |
| Jaarlijkse klantenlisting | 31 maart | Voor het voorgaande jaar |
| Btw-provisierekening | Sinds 1 mei 2026 | Vervangt de btw-rekening-courant |
| Algemene vergadering ter goedkeuring | Binnen 6 maanden na de afsluiting | Goedkeuring van de jaarrekening |
| Neerlegging van de jaarrekening | 30 dagen na de AV, en uiterlijk 7 maanden na de afsluiting | Balanscentrale van de NBB |
Sinds 1 mei 2026 heeft de btw-rekening-courant plaatsgemaakt voor de btw-provisierekening. De zomerregeling werd afgeschaft, de administratie kan een vervangende aangifte opstellen wanneer een periodieke aangifte niet wordt ingediend, en het rekeningnummer voor betalingen is gewijzigd. Dat laatste punt verdient een rechtstreekse controle op MyMinfin of bij uw boekhouder vóór elke overschrijving: een btw-betaling naar de oude rekening is een vermijdbare complicatie.
Wat uw boekhouder op zich neemt
De aansluiting op het netwerk en de configuratie van het hulpmiddel liggen meestal bij het kantoor, of bij de softwareleverancier met steun van het kantoor. Nagaan of uw klanten wel degelijk bereikbaar zijn, gebeurt in de praktijk gaandeweg.
Wat aan uw kant blijft is banaler maar even blokkerend: over propere klantgegevens beschikken, te beginnen met correcte ondernemingsnummers, en stoppen met daarnaast pdf's te versturen, wat dubbels creëert in de boekhouding van de ontvanger.
Is uw huidige software niet aangesloten, dan behandelt de vergelijking van boekhoudsoftware in België de categorieën oplossingen en de manier om compatibiliteit na te gaan vóór u van hulpmiddel verandert.
Hoelang facturen bewaren
De overgang naar elektronisch verkort de archiveringsplicht niet, hij verplaatst ze.
Artikel 60 van het Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 20 november 2022, brengt de bewaartermijn op tien jaar. De termijn loopt vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de factuurdatum. Hij geldt voor belastingen die opeisbaar zijn geworden vanaf 1 januari 2023. Documenten over gebouwen of gronden worden vijftien jaar bewaard.
De verplichting slaat op de kopieën van uitgereikte facturen en op de ontvangen facturen, alsook op de boekhoudkundige boeken, de contracten, de bestelbons en de betalingsdocumenten. Zij moeten onmiddellijk toegankelijk blijven op verzoek van de administratie. Bewaring buiten België is enkel toegelaten als de administratie er zonder vertraging online toegang toe heeft.
Het praktische gevolg is eenvoudig: uw Peppol-toegangspunt is geen archiveringsdienst. Transit over het netwerk ontslaat u niet van de plicht uw facturen tien jaar te bewaren in een systeem dat u beheerst.
Veelgemaakte fouten bij de start
De elektronische factuur én de pdf versturen. Dat is de geruststellende reflex, en hij creëert dubbels in de boekhouding van uw klant. Zodra het elektronische kanaal werkt, vervangt het de verzending per e-mail, het komt er niet bovenop.
Onnauwkeurige klantgegevens. Een foutief of ontbrekend KBO-ondernemingsnummer verhindert de aflevering. Het opschonen van het klantenbestand is vaak de echte werf, ruim vóór de technische keuze.
De ontvangst vergeten. Veel ondernemingen hebben het uitreiken geactiveerd en pas later ontdekt dat de facturen van hun leveranciers aankwamen in een mailbox die niemand raadpleegde.
Denken dat de boekhouder het alleen regelt. Het kantoor configureert en begeleidt, maar u reikt uw facturen uit. Factureert u vanuit een hulpmiddel dat het kantoor niet kent, dan is de aansluiting uw zaak.
En als mijn klant nog niet is aangesloten
Het netwerk laat toe vóór het versturen na te gaan of een ontvanger bereikbaar is. Is uw klant dat niet terwijl hij het zou moeten zijn, dan is de situatie ongemakkelijk maar zet zij u niet in fout: u hebt gedaan wat de verplichting van u vraagt.
De nuttige reflex is dat vroeg en schriftelijk te melden, in plaats van stilletjes naar de pdf terug te keren. Sinds het einde van de gedoogperiode in april 2026 houdt het argument van de aanpassingstermijn geen stand meer, en de zaak raakt sneller geregeld wanneer ze duidelijk wordt gesteld.
Bronnen
- efacture.belgium.be, officieel portaal voor elektronische facturatie, toepassingsgebied en uitsluitingen
- Voor wie wordt elektronische facturatie verplicht
- Koninklijk besluit van 8 juli 2025 tot wijziging van de koninklijke besluiten nr. 1, 8 en 44 inzake btw, Belgisch Staatsblad van 14 juli 2025
- Wet van 6 februari 2024 tot invoering van de verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie
- Artikel 60 van het Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 20 november 2022, bewaartermijn op tien jaar (circulaire 2023/C/58)
Informatie geverifieerd op 29 augustus 2026. Het exacte bedrag van de boetes en het btw-rekeningnummer moeten vóór elke beslissing bij de administratie of bij uw boekhouder worden bevestigd.
Verder lezen
- Welke boekhoudsoftware kiezen in België in 2026?
- Peppol: hoe het netwerk werkt
- Een kantoor vinden dat de aansluiting regelt
Dit artikel is informatief bedoeld. Het vervangt niet het advies van een ingeschreven beroepsbeoefenaar over uw specifieke situatie.