Wat hij bevat
Een bruikbare opdrachtbrief omschrijft het werkterrein nauwkeurig: wat het kantoor op zich neemt, wat bij de klant blijft, en wat als supplement wordt gefactureerd. Hij legt de erelonen en hun berekeningswijze vast, forfait of uurtarief, alsook de wijze van herziening.
Hij bepaalt ook de termijnen waarbinnen de klant zijn stukken aanlevert, want een kantoor kan geen fiscale vervaldag waarborgen als het de documenten de dag ervoor ontvangt.
Waarom hij beide partijen beschermt
De klant weet wat hij koopt en tegen welke prijs, waardoor twee offertes werkelijk vergelijkbaar worden. Het kantoor weet waartoe het zich verbindt, wat de geleidelijke en stille uitbreiding van de opdracht voorkomt.
Het is het document waarop men terugvalt wanneer er onenigheid ontstaat over een factuur of over een taak waarvan elk dacht dat de ander ze op zich nam. Het is ook het document dat de opzegtermijn regelt bij vertrek, een punt om te lezen vóór u van accountant verandert.
Wat na te gaan vóór ondertekening
Kijk naar wat uitdrukkelijk is uitgesloten, hoe uitzonderlijke prestaties worden getarifeerd, wat er gebeurt met kosten van derden zoals de neerlegging van de jaarrekening, en naar de duur van de verbintenis. Ga ook de inschrijving van het kantoor in het register van het ITAA na.
De drie clausules die te snel worden gelezen
Het werkterrein in één regel. « Volledige boekhouding » betekent niets. De lijst van gedekte werkzaamheden past zelden in minder dan een alinea, en haar afwezigheid is het vertrekpunt van de meeste geschillen.
Het forfait zonder referentievolume. Een maandprijs die geen enkel aantal stukken vermeldt, is een verkapte raming: hij wordt herzien zodra de activiteit toeneemt, en u hebt geen enkel cijfer om tegenover te stellen.
De opzegtermijn. Dat is de clausule die men ontdekt op het moment van vertrek. Een opzegtermijn van drie maanden is niet abnormaal, op voorwaarde dat u er bij ondertekening kennis van had.
Wat vaak verward wordt
De opdrachtbrief is geen offerte. Een offerte becijfert een prestatie; de opdrachtbrief verdeelt ook de verantwoordelijkheden, wat bij een fiscale controle evenveel telt. Een kantoor dat enkel een tarief meedeelt zonder opdrachtbrief, komt zijn deontologische verplichting niet na.
Onze gids over wat een accountant kost behandelt de vragen die u vóór ondertekening stelt, en de AccountMap-gids laat toe verschillende kantoren te vergelijken vooraleer het zover komt.