Une facture PDF n'est pas une facture électronique
C'est le malentendu le plus répandu. Un PDF envoyé par courriel reste une image de facture : un humain la lit, un logiciel non. La facture électronique au sens légal est un fichier structuré, dont chaque donnée est identifiée et exploitable directement par le système comptable du destinataire.
En Belgique, le format retenu est Peppol BIS, transporté par le réseau Peppol. Deux entreprises peuvent convenir d'un autre format à condition qu'il respecte la norme européenne, mais Peppol est le régime par défaut.
Qui est concerné
L'obligation vise les entreprises assujetties à la TVA et établies en Belgique, pour leurs factures adressées à d'autres assujettis belges. Elle s'applique aussi aux petites entreprises sous le régime de la franchise, dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas 25 000 €.
Restent hors du champ les assujettis exemptés par l'article 44 du Code de la TVA, comme de nombreuses professions médicales, les assujettis étrangers sans établissement stable en Belgique, les assujettis en faillite pour l'émission, et les assujettis au régime forfaitaire de l'article 56 jusqu'au 1er janvier 2028.
Ce que ça implique
Concrètement, il faut un logiciel ou un service capable d'émettre et de recevoir via Peppol, et une inscription sur le réseau. La réception compte autant que l'émission : une entreprise qui ne sait pas recevoir bloque ses fournisseurs et reste en défaut.
L'administration avait prévu une application souple pendant les trois premiers mois de 2026. Cette période de tolérance a pris fin en avril 2026 et ne peut plus être invoquée.
La conservation reste de dix ans
Passer à l'électronique ne raccourcit pas l'archivage. L'article 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 20 novembre 2022, porte le délai de conservation à dix ans, comptés à partir du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture. Les documents relatifs à des bâtiments ou terrains se conservent quinze ans.
Un point d'accès Peppol n'est pas un service d'archivage : transiter par le réseau ne vous dispense pas de conserver vos factures dans un système que vous contrôlez.
Ce qu'on confond souvent
Beaucoup d'entreprises ont activé l'émission et continué d'envoyer le PDF en parallèle, par prudence. Cela crée des doublons dans la comptabilité du destinataire. Une fois le canal électronique en place, il remplace l'envoi par courriel, il ne s'y ajoute pas.
Notre guide détaille l'obligation de facturation électronique et le calendrier 2026, et le comparatif des logiciels comptables belges aide à vérifier la compatibilité de votre outil.