Ce que contiennent les comptes annuels
Le bilan photographie ce que la société possède et ce qu'elle doit à la date de clôture. Le compte de résultats retrace l'activité de l'exercice écoulé, des produits jusqu'au bénéfice ou à la perte. Les annexes expliquent et détaillent les postes qui le méritent, des amortissements aux droits et engagements hors bilan.
La taille de la société détermine le modèle à utiliser : micro, abrégé ou complet. Plus le modèle est détaillé, plus l'information publiée est riche, et plus le dépôt coûte cher.
Le délai de dépôt
La règle tient en deux étapes. L'assemblée générale approuve les comptes dans les six mois de la clôture de l'exercice. Les administrateurs ou gérants les déposent ensuite à la Banque nationale dans les 30 jours de cette approbation, sans jamais dépasser 7 mois après la clôture (articles 3:1, 3:10 et 3:12 du Code des sociétés et des associations). Pour un exercice clôturé au 31 décembre 2025, la date limite tombait donc au 31 juillet 2026.
Le dépôt tardif entraîne une majoration qui s'ajoute aux frais de dépôt. La Banque nationale relevait qu'en 2024, 39 % des dépôts arrivaient hors délai.
Les frais de dépôt 2026
Les frais varient selon le modèle et le format. Pour 2026, le dépôt en XBRL coûte 67,00 € en modèle micro, 89,40 € en abrégé et 379,50 € en complet. En PDF, les mêmes modèles reviennent à 137,30 €, 159,50 € et 449,70 €. Un dépôt corrigé coûte 86,00 € (source : Banque nationale de Belgique, Centrale des bilans, vérifié le 29 août 2026).
L'écart entre XBRL et PDF est frappant : déposer un modèle micro en PDF coûte plus du double du même dépôt en XBRL. C'est une raison suffisante pour demander à son cabinet quel format il utilise.
Ce que coûte un retard
Les majorations pour dépôt tardif applicables depuis le 1er janvier 2026 sont de 151 € pour une petite société à partir du 9e mois, 227 € du 10e au 12e mois, et 453 € à partir du 13e. Pour une société en schéma complet, les mêmes retards coûtent 504 €, 755 € et 1 510 €. Ces montants sont indexés chaque 1er janvier.
Un retard de quelques mois coûte donc souvent plus que l'écart de prix entre deux cabinets comptables. Une procédure de contestation existe auprès de la Banque nationale.
Ce qu'on confond souvent
Les comptes annuels ne sont pas la déclaration fiscale. Les premiers sont un document comptable déposé à la Banque nationale et consultable par tous. La seconde est une déclaration à l'impôt des sociétés adressée à l'administration fiscale via Biztax, et elle n'est pas publique.
Les deux s'appuient sur le même exercice et se suivent de près dans le calendrier, ce qui explique la confusion. Les frais de dépôt à la Banque nationale ne sont pas non plus des honoraires : ils sont avancés par le cabinet et refacturés tels quels, un point détaillé dans notre guide sur le coût d'un expert-comptable en Belgique.