DE KLEINE PRINS

De Kleine Prins is een boekhoudkantoor op nummer 14 van de Zwartzustersstraat in Leuven, op enkele minuten met de bus van het station. Het stelt zich voor als een hooggespecialiseerd kantoor dat enkel voor de non-profitsector werkt: vzw's, internationale verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen en openbare instellingen. Het vertrekpunt is eenvoudig: traditionele kantoren zijn niet thuis in de details en nuances van de regelgeving voor die organisaties. De vennootschap is door het ITAA erkend als rechtspersoon onder nummer 50.296.924.

Het kantoor werd in 1999 opgericht door Bruno Deprins, die nog enkele jaren mee aan het stuur staat. Het team telt een dertigtal medewerkers en het kantoor volgt zo'n 600 klanten. Verschillende leden van de familie Deprins werken er vandaag, onder wie Tom Deprins, die de integratie van nieuwe technologieën in het beroep mee stuurt. De profielen in het team weerspiegelen het cliënteel: gewezen jeugdwerkers, muzikanten, kunstenaars, een voormalige directeur uit de zorg, een Engelstalige medewerker voor de internationale organisaties en de eerste programmeur van het kantoor, die moet automatiseren wat kan.

Het cliënteel valt uiteen in acht families die het kantoor zijn kleurrijke sectoren noemt: jeugd, cultuur, zorg, sociaal, sport, wereld, milieu en een categorie anders. Sommige medewerkers bouwden een specifieke expertise op in het onderwijs en bij studentenverenigingen. Het internationale luik omvat internationale vzw's, die het kantoor begeleidt met een Engelstalige medewerker. De site is trouwens beschikbaar in het Nederlands en het Engels. Het kantoor benadrukt ook een ethische aanpak, correct en respectvol werk, en gematigde erelonen, volgens eigen zeggen redelijker dan bij de grote namen uit de sector.

Naast het voeren van de boekhouding en het opstellen van de jaarrekening legt het kantoor de nadruk op advies. Het wil dat de cijfers van de vereniging tijdig en actueel zijn, aangevuld met toelichting, advies en analyses op maat. De medewerkers beloven snel te reageren. Het werk houdt rekening met de eigenheid van de sector: toewijzing van uitgaven aan afdeling en project, opvolging van subsidiekanalen, vergelijking tussen begroting en resultaat, analytische begrotingen. Het kantoor werkt met algemene voorwaarden en een opdrachtbrief volgens de regels van het ITAA.

Voor het dagelijkse werk biedt het kantoor drie eigen apps. De Lantaarn is het financiële portaal: de vereniging scant, mailt of uploadt haar documenten, slimme algoritmen herkennen de facturen en wijzen ze toe aan afdeling, project en subsidiekanaal, en het portaal synchroniseert met de boekhouding. Het laat ook toe betalingen klaar te zetten, leveranciers en klanten op te volgen en rechtstreeks de bankrekeningen in te kijken. De Roos dient voor facturatie: terugkerende facturen, verzending per mail, opvolging van betalingen, rappels, bestelbonnen en offertes, met automatische doorzending naar de boekhouding.

De derde app, De Verrekijker, is gewijd aan budgetanalyse. Ze vergelijkt in realtime de algemene begroting met het algemeen resultaat, en daarna de analytische begrotingen en resultaten, met doorklikken tot de boekhoudstukken. Een projectverantwoordelijke kan een beperkte toegang krijgen tot enkel zijn eigen projecten, en de gegevens zijn exporteerbaar voor rapportage. Het kantoor brengt ook zijn gemeenschap samen: het organiseert een event onder de naam DKP in kleur LIVE, in het Depot in Leuven, met inhoud, show, muziek en een keynote. Het verstuurt een nieuwsbrief.